5 signalen dat een bedrijfsproces toe is aan automatisering ​

Niet elk proces hoeft geautomatiseerd te worden. Maar sommige processen kosten structureel meer tijd, geld en energie dan nodig is, simpelweg omdat niemand de tijd heeft genomen om ze te herzien. Hieronder vijf signalen die ik regelmatig tegenkom bij bedrijven in Groningen en Noord-Nederland.

1. Je team typt dezelfde gegevens meerdere keren over ​

Een bestelling komt binnen in systeem A, en moet vervolgens handmatig worden overgetypt in systeem B en C. Elke overtyping is een moment waarop een fout kan ontstaan, en elke minuut die daaraan besteed wordt, is een minuut die niet aan iets anders besteed wordt. Als dit herkenbaar klinkt, is een koppeling tussen systemen vaak sneller terugverdiend dan je zou denken.

2. Fouten sluipen er geregeld in door handmatig werk ​

Mensen maken fouten, zeker bij repetitief werk. Een verkeerd overgenomen bedrag, een vergeten stap, een typefout in een e-mailadres. Automatisering elimineert dit niet volledig, maar wel voor het grootste deel: een systeem vergeet geen stappen en rekent niet per ongeluk verkeerd.

3. Een proces kost structureel meer tijd dan het zou moeten ​

Sommige processen zijn ooit handmatig opgezet omdat dat op dat moment de snelste oplossing was, en zijn daarna nooit meer herzien. Bij Tubber, een reisbureau in Groningen waar ik al jaren voor werk, verwerkte ik bijvoorbeeld boekingen en uitbetalingen via Airwallex die voorheen handmatig gecontroleerd moesten worden. Dat proces draait nu automatisch, betrouwbaar en zonder tussenkomst.

4. Je groeit, maar het proces schaalt niet mee ​

Een proces dat prima werkt bij 10 bestellingen per week, loopt vaak vast bij 100. Niet omdat het proces slecht is, maar omdat het nooit ontworpen is om te schalen. Dit zie ik nu ook bij Valoma, een vergelijkingsplatform voor vakantiehuizen, waar ik werk aan het automatisch berekenen en verdelen van uitbetalingen per boeking tussen de accommodatie-eigenaar en de commissie van het platform. Een proces dat bij een handvol boekingen nog met een rekenblad te doen was, moet bij groei overgenomen worden door software.

5. Niemand kan meer precies uitleggen waarom een proces zo werkt ​

Als een proces alleen nog maar draait omdat "het altijd zo is gegaan", en niemand meer weet waarom bepaalde stappen nodig zijn, is dat een risico op zich. Het vastleggen en automatiseren van zo'n proces dwingt je om opnieuw na te denken over wat er werkelijk nodig is, en wat overbodig is geworden.

Een concreet voorbeeld: deployments automatiseren bij Valoma ​

Een goed voorbeeld van wat er gebeurt als je zo'n signaal serieus neemt: bij Valoma kostte een handmatige deployment steevast 5 tot 10 minuten, en was foutgevoelig. Je moest zelf onthouden of er database-migraties moesten draaien, of de cache geleegd moest worden, en in welke volgorde dat moest, voor zowel staging als productie. Een bash-script helpt een stuk, maar je moet nog steeds zelf bedenken wanneer je het draait.

Ik heb dit onlangs volledig geautomatiseerd met een deployment pipeline voor zowel staging als productie. De eenmalige investering was ongeveer 4 uur werk. Het resultaat: bij elke push wordt de nieuwe code automatisch getest, geanalyseerd, gebouwd en uitgerold, in een paar minuten, zonder dat iemand er nog aan hoeft te denken. Kleine fouten die er eerder doorheen glipten, worden nu afgevangen door de tests en analyses voordat ze staging of productie bereiken.

Vier uur investeren om nooit meer te hoeven nadenken over een proces dat voorheen bij elke release weer tijd en aandacht kostte: dat is precies het soort rendement waar automatisering voor bedoeld is.

Hoe nu verder? ​

Automatisering is geen doel op zich, het is een middel om tijd, geld en fouten te besparen. Tijdens een analysefase breng ik in kaart welke processen in jouw bedrijf het meeste opleveren als ze geautomatiseerd worden. Bekijk mijn dienst automatisering of neem contact op om te ontdekken wat dat voor jouw bedrijf kan betekenen.